Worauf es bei Kaltakquise-Software ankommt: unsere Kriterien
„Kaltakquise-Software“ ist kein einheitlicher Markt, sondern drei verschiedene Werkzeug-Klassen, die oft in einen Topf geworfen werden: spezialisierte Kaltakquise-Tools (gebaut fürs Abtelefonieren langer Listen), Cloud-Telefonanlagen (gebaut für Anrufe in beide Richtungen) und CRMs (gebaut für die Pflege von Deals und Beziehungen). Was die Klassen grundsätzlich unterscheidet und welche Funktionen wirklich zählen, erklärt unsere Übersicht Kaltakquise-Software: Funktionen und Auswahl – hier vergleichen wir konkrete Produkte.
Wir bewerten alle acht Tools entlang von sechs Kriterien:
- Preis: Was kostet der Einstieg pro Nutzer und Monat – und welche Nebenkosten (Minuten, Rufnummern, Pflicht-Mindestlizenzen) kommen dazu?
- Mobile Nutzung: Lässt sich damit unterwegs ernsthaft telefonieren und dokumentieren – oder ist es ein Desktop-Werkzeug mit Notlösungs-App?
- Wiedervorlagen: Werden nicht erreichte Leads und „Rufen Sie in drei Wochen an“-Fälle zuverlässig und automatisch wieder vorgelegt? Das ist in der Praxis der größte Umsatzhebel.
- Team-Reporting: Sieht die Teamleitung ohne Nachfragen, wer wie viel telefoniert und was dabei herauskommt?
- Telefonie: Ist das Telefonieren eingebaut (Click-to-Call, Protokoll, ggf. Verifizierung) – oder braucht es ein zweites Produkt daneben?
- Einstiegshürde: Wie schnell telefoniert ein neuer Vertriebler produktiv – Stunden, Tage oder erst nach einem Einführungsprojekt?
Zwei Transparenz-Hinweise vorweg: Erstens betreiben wir mit LeadSwap selbst eines der verglichenen Produkte – wir benennen deshalb seine Grenzen genauso deutlich wie die der anderen, inklusive eines eigenen Abschnitts „Wann LeadSwap nicht passt“. Zweitens sind alle Preisangaben ca.-Werte mit Stand August 2026, ohne Gewähr; verbindlich sind allein die Preisseiten der Anbieter.
Die große Vergleichstabelle
| Tool | Typ | Preis ab (ca., €)* | Mobile App | Wiedervorlage | Für wen |
|---|---|---|---|---|---|
| LeadSwap | Kaltakquise-App + Closer-Marktplatz | 19 € / Monat (Solo) | iPhone-App (per Team-Einladung) | Ja, mit Grund und Erinnerung | Solo-Vertriebler und Teams im telefonischen Outbound |
| acquibee | Kaltakquise-Software (Browser) | auf Anfrage | Browser-basiert, kein App-Fokus | Ja | Desktop-Telefonie-Teams im DACH-Raum |
| Myphoner | Cold-Calling-Tool | auf Anfrage | Web-zentriert | Ja (Queue-Logik) | Schlanke Outbound-Teams mit einfachen Abläufen |
| CloudTalk | Cloud-Telefonanlage | auf Anfrage | Ja | Nein (über angebundenes CRM) | Callcenter und Teams mit Inbound + Outbound |
| Aircall | Cloud-Telefonanlage | 30–50 € / Nutzer | Ja (iOS + Android) | Nein (über angebundenes CRM) | Teams mit hohem Anrufvolumen in beide Richtungen |
| Close | Sales-CRM mit eingebautem Dialer | auf Anfrage | Ja | Ja (Aufgaben, Sequenzen) | Inside-Sales-Teams, englischsprachig |
| noCRM.io | Lead-Management | 23 € / Nutzer | Ja (iOS + Android) | Ja („nächste Aktion“-Prinzip) | Vertriebler, die keine CRM-Pflege wollen |
| Pipedrive | Pipeline-CRM | 14 € / Nutzer | Ja (iOS + Android) | Ja (Aktivitäten) | Teams mit Fokus auf Deal-Pipeline und Abschluss |
*Alle Preise sind ca.-Angaben pro Monat, Stand August 2026, ohne Gewähr – teils nur bei Jahreszahlung, zzgl. USt. und je nach Anbieter zzgl. Telefonie-Kosten (Minuten, Rufnummern). Wo keine allgemein bekannte Preisangabe existiert, steht „auf Anfrage“. Verbindlich sind die aktuellen Preisseiten der Anbieter.
Die 8 Tools im Steckbrief
LeadSwap – Kaltakquise als Swipe-Deck, plus Closer-Marktplatz
LeadSwap ist eine Kaltakquise-App fürs iPhone mit Web-Dashboard für die Teamleitung. Die Leads liegen als Kartenstapel vor: rechts wischen bei Interesse, links bei keinem Interesse, hoch für die Wiedervorlage mit Grund und Erinnerung – dazu Ein-Tipp-Anruf, Gesprächsleitfaden direkt auf der Karte, Tagesziel und Streak. Das Dashboard liefert CSV-Import mit Dublettencheck, Lead-Verteilung, Statistiken und Deal-Pipeline. Zwei Besonderheiten hat im Vergleichsfeld nur LeadSwap: einen Marktplatz, über den Firmen freie Closer auf Provisionsbasis beauftragen, und verifizierte Telefonie über LeadSwap-Rufnummern, bei der jeder Anruf technisch protokolliert wird – bezahlt wird nur das tatsächlich geführte Gespräch. LeadSwap kostet im Solo-Tarif 19 Euro pro Monat, der Team-Tarif liegt bei 29 Euro pro Vertriebler und Monat. Ehrliche Grenzen: Die App gibt es nur für iOS und aktuell per Einladung der Teamleitung (noch nicht im App Store), und LeadSwap ist ein junges Produkt ohne jahrelange Referenzhistorie.
acquibee – deutsche Kaltakquise-Software für den Desktop
acquibee ist eine browserbasierte Software aus Deutschland, die sich ausschließlich der telefonischen Kaltakquise widmet: Anruflisten strukturiert abarbeiten, Wiedervorlagen setzen, Gesprächsnotizen und Leitfäden direkt am Arbeitsplatz. Die Spezialisierung ist die Stärke – kein CRM-Ballast, deutschsprachige Oberfläche und ein klarer Fokus auf den DACH-Markt mit entsprechendem Datenschutz-Verständnis. Grenzen: acquibee ist ein Desktop-Werkzeug; wer unterwegs vom Smartphone aus telefonieren und dokumentieren will, arbeitet gegen das Konzept. Einen Marktplatz oder Team-Gamification gibt es nicht, die Preise nennt der Anbieter auf Anfrage bzw. auf seiner Website. Für wen: kleine und mittlere Teams im deutschsprachigen Raum, die konzentriert vom Schreibtisch aus telefonieren und ein schlankes, deutsches Spezialwerkzeug bevorzugen.
Myphoner – das schlanke Cold-Calling-Tool
Myphoner aus Dänemark verfolgt ein einfaches Prinzip: Leads liegen in Warteschlangen („Queues“), der Vertriebler bekommt immer den nächsten Lead vorgelegt, telefoniert, dokumentiert, weiter. Diese Listenlogik erzwingt Schlagzahl und verhindert Rosinenpicken – für reines Abtelefonieren ist das bemerkenswert effektiv. Dazu kommen ein optionaler Power Dialer und Integrationen in gängige Werkzeuge. Grenzen: Die Oberfläche ist englischsprachig, das Reporting bewusst einfach gehalten, und Myphoner bleibt Browser-zentriert – mobil ist es nutzbar, aber nicht dafür gebaut. Wer eine tiefe Deal-Pipeline oder eine Telefonanlage erwartet, sucht woanders. Für wen: schlanke Outbound-Teams und Einzelkämpfer, die eine unkomplizierte, disziplinierende Abtelefonier-Maschine suchen und mit Englisch kein Problem haben.
CloudTalk – Callcenter-Telefonie aus der Cloud
CloudTalk ist keine Kaltakquise-Software im engeren Sinn, sondern eine vollwertige Cloud-Telefonanlage: Rufnummern in vielen Ländern, IVR-Menüs, Warteschlangen, Anrufaufzeichnung, Power Dialer und zahlreiche CRM-Integrationen. Wer ein verteiltes Team mit Inbound- und Outbound-Telefonie ausstatten will, bekommt hier einen der breitesten Funktionsumfänge im Vergleichsfeld. Grenzen: CloudTalk verwaltet Anrufe, keine Leads – Wiedervorlagen, Lead-Status und Pipeline müssen aus einem angebundenen CRM kommen, was ein zweites Produkt samt zweiter Lizenz bedeutet. Für reine Kaltakquise ohne Inbound-Anteil ist das meist mehr Werkzeug als nötig. Preise nennt der Anbieter je nach Paket; üblich sind Preisstufen pro Nutzer und Monat plus Minutenkosten. Für wen: Callcenter und Support-lastige Vertriebsteams, die eine echte Telefonanlage brauchen.
Aircall – die bekannte Cloud-Telefonanlage
Aircall gehört zu den bekanntesten Cloud-Telefonanlagen in Europa: schnelle Einrichtung, Apps für Desktop und Smartphone, saubere Anruf-Analytics und ein großes Integrations-Ökosystem von HubSpot über Salesforce bis Pipedrive. Die Telefonie-Qualität und die Team-Funktionen (gemeinsame Nummern, Routing, Coaching per Mithören) sind ausgereift. Grenzen: Auch Aircall ist ein Telefonie-Produkt, kein Lead-Management – ohne angebundenes CRM gibt es keine Wiedervorlage-Logik und keine Deal-Pipeline. Mit ca. 30 bis 50 Euro pro Nutzer und Monat (Stand August 2026) plus üblicher Mindestnutzerzahl ist es für Solo-Vertriebler und kleine Akquise-Teams vergleichsweise teuer. Für wen: Teams ab mittlerer Größe mit hohem Anrufvolumen in beide Richtungen, die Telefonie professionalisieren und an ihr bestehendes CRM anschließen wollen.
Close – CRM und Dialer aus einer Hand
Close aus den USA verbindet ein Sales-CRM mit eingebauter Telefonie: Power Dialer, E-Mail- und SMS-Sequenzen, Aufgaben und ein starkes Reporting – alles in einem Produkt, gebaut für Inside-Sales-Teams mit hoher Outbound-Frequenz. Diese Integration ist die große Stärke: Kein Werkzeug-Flickenteppich, der Anruf landet automatisch am Kontakt. Grenzen: Close ist durchgehend englischsprachig, preislich im oberen Segment angesiedelt (aktuelle Pakete auf Anfrage bzw. auf der Anbieter-Website) und als US-Produkt sollte die DSGVO-Konformität der Datenverarbeitung vor dem Einsatz geprüft werden. Deutsche Rufnummern und Telefonie-Details verdienen ebenfalls einen Test. Für wen: wachsende, englisch-affine Inside-Sales-Teams – etwa im SaaS-Umfeld – die CRM, Dialer und Sequenzen konsequent aus einer Hand wollen.
noCRM.io – Lead-Management ohne CRM-Ballast
noCRM.io aus Frankreich trägt das Programm im Namen: kein klassisches CRM, sondern aktionsorientiertes Lead-Management. Jeder Lead hat genau eine nächste Aktion mit Termin – das Tool fragt morgens: „Wen rufst du heute an?“ Dazu kommen Prospecting-Listen für kalte Kontakte, eine deutschsprachige Oberfläche und mobile Apps für iOS und Android. Mit rund 23 Euro pro Nutzer und Monat (Stand August 2026) liegt es preislich im Mittelfeld. Grenzen: Telefonie ist nicht eingebaut, sondern läuft über das eigene Telefon oder Integrationen; das Reporting ist schlanker als bei großen CRMs, und einen Schwerpunkt auf Kaltakquise-Mechanik wie Schlagzahl-Ziele oder Anruf-Verifizierung gibt es nicht. Für wen: Vertriebler und kleine Teams, die CRM-Datenpflege hassen und ein pragmatisches „Was ist der nächste Schritt?“-Werkzeug suchen.
Pipedrive – das Pipeline-CRM
Pipedrive ist eines der beliebtesten CRMs für kleine und mittlere Vertriebsteams: Deals wandern sichtbar durch Pipeline-Phasen, Aktivitäten erinnern an nächste Schritte, mobile Apps und ein großer Marktplatz an Erweiterungen runden das Paket ab. Mit einem Einstieg ab ca. 14 Euro pro Nutzer und Monat (Stand August 2026) ist es zudem der günstigste Kandidat im Feld. Grenzen: Fürs Abtelefonieren langer Kaltakquise-Listen ist Pipedrive nicht gebaut – Telefonie gibt es erst in höheren Tarifen oder per Integration, und einen disziplinierenden „Nächster Lead“-Arbeitsmodus muss man sich aus Filtern und Aktivitäten selbst zusammenkonfigurieren. Wo die Unterschiede zwischen CRM und Akquise-Werkzeug im Detail liegen, zeigt unser Ratgeber CRM für Kaltakquise. Für wen: Teams, deren Engpass nicht der Erstkontakt ist, sondern das saubere管agement laufender Deals.
Empfehlungsmatrix: Welches Tool für welches Szenario?
| Dein Szenario | Passende Tools | Warum |
|---|---|---|
| Solo-Vertriebler mit Lead-Liste | LeadSwap Solo, noCRM.io | Niedrige Einstiegshürde, klarer Abtelefonier-Workflow, Wiedervorlagen ohne Konfigurationsprojekt. LeadSwap ab 19 €/Monat, wenn mobil vom iPhone telefoniert wird; noCRM.io, wenn Android oder Desktop Pflicht ist. |
| Team mit Chef-Reporting | LeadSwap Team, Close | Beide zeigen der Teamleitung ohne Nachfragen, wer wie viel telefoniert. LeadSwap mit Lead-Verteilung, Aktivitäts-Feed und verifizierter Telefonie; Close mit tiefem Reporting und Sequenzen für englisch-affine Teams. |
| Inbound + Outbound, Telefonanlage nötig | Aircall, CloudTalk | Vollwertige Cloud-Telefonanlagen mit Routing, Warteschlangen und Aufzeichnung – Lead-Management kommt aus dem angebundenen CRM. |
| Reines Pipeline-CRM gesucht | Pipedrive | Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für visuelles Deal-Management nach dem Erstkontakt; Kaltakquise-Mechanik muss ergänzt werden. |
Häufige Praxis-Kombination: ein spezialisiertes Akquise-Tool für den Erstkontakt plus ein CRM für die gewonnenen Kunden. Die Werkzeuge konkurrieren dann nicht, sondern übergeben sich die Leads an der richtigen Stelle.
Wann LeadSwap nicht passt
Ehrlichkeit gehört zu einem brauchbaren Vergleich – also klar benannt, wo du mit LeadSwap falsch liegst:
- Bestandskundenpflege und Account-Management: LeadSwap ist für den Erstkontakt gebaut. Wer vor allem laufende Kundenbeziehungen mit Historie, Angeboten und Verträgen managt, ist mit einem CRM wie Pipedrive besser bedient.
- Enterprise-Telefonanlage: IVR-Menüs, Inbound-Warteschlangen, Skill-based Routing und Callcenter-Steuerung bietet LeadSwap nicht – dafür sind Aircall oder CloudTalk die richtigen Kandidaten.
- Android-only-Teams: Die LeadSwap-App gibt es derzeit nur für iOS, und Vertriebler erhalten sie per Einladung ihrer Teamleitung. Ein Team ohne iPhones kann zwar das Web-Dashboard nutzen, verliert aber den Kern des Produkts – dann lieber noCRM.io oder Myphoner wählen.
- Lange Referenzlisten als Pflicht: LeadSwap ist ein junges Produkt. Wer für die Toolauswahl langjährige Enterprise-Referenzen und Zertifizierungskataloge braucht, wird bei etablierten Anbietern eher fündig.
Umgekehrt gilt: Besteht der Alltag deines Teams aus telefonischer Neukundengewinnung vom iPhone aus – mit Wiedervorlagen, Chef-Dashboard und auf Wunsch externen Closern auf Provisionsbasis – dann ist genau das der Fall, für den LeadSwap gebaut wurde. Alle Details zeigen die Funktionsübersicht und die Preisseite.